Il Workflow Management System gestisce il flusso di lavoro fornendo un’infrastruttura per la configurazione, le prestazioni e il monitoraggio di una sequenza definita di attività organizzate come un’applicazione del flusso di lavoro. Il WFMS consente di modellare un processo di lavoro (workflow) e di gestirlo in modo automatizzato, garantendo che ogni fase sia eseguita secondo regole e tempi prestabiliti. Alla base dello sviluppo di questo software c’è il concetto di flusso di lavoro che va inteso come una sequenza di attività organizzate, che coinvolge persone e sistemi informatici ed elabora un insieme di dati per raggiungere un risultato finale. In un flusso di lavoro è inevitabile che possano esserci delle attività standardizzate o ripetitive, che possono così essere digitalizzate e automatizzate, riducendo costi, tempo ed errori e rendendo più competitiva l’azienda. In generale, un Workflow Management System è utile per definire un processo lavorativo individuando le fasi da realizzare, dividendole in attività e operazioni da assegnare ai lavoratori coinvolti nel progetto, che così ricevono informazioni puntuali e corrette per realizzare i task assegnati, sempre con l’obiettivo di ridurre tempi e costi. Sono diversi i vantaggi che può offrire un Workflow Management System. Innanzitutto è possibile incrementare l’efficienza, dato che automatizzando i processi, è possibile eliminare azioni non necessari che comporterebbero soltanto una perdita ed uno spreco di tempo e risorse. Con un Workflow Management System c’è la possibilità di avere un miglior controllo del processo tramite una standardizzazione dei metodi di lavoro e una disponibilità di strumenti di verifica. Una delle caratteristiche dei (WFMS) inoltre è la flessibilità dato che il controllo del software sul processo di lavoro può essere programmato in base alle esigenze. Il WFMS può essere utilizzato inoltre per acquisire dati, condividere le informazioni, gestire la comunicazione e il passaggio di compiti da un collaboratore all’altro secondo un insieme di regole procedurali. Utilizzare un Workflow Management System significa automatizzare la gestione (dall’organizzazione al controllo) delle attività e delle risorse coinvolte, dando all’azienda un indubbio vantaggio competitivo sul mercato. In conclusione, il Workflow Management System è uno strumento strategico per qualsiasi organizzazione che voglia rendere i propri processi più efficaci, trasparenti e controllabili ed infatti sono tanti gli ambiti in cui è utilizzato ormai: dalla sanità alla finanza, dalla pubblica amministrazione all’industria ai servizi professionali.